Автоматизация генерации документов для EdTech-компании: как устранить ошибки и ускорить продажи

Вызов: критические ошибки в документообороте на этапе роста

EdTech-компания в период интенсивного масштабирования столкнулась с системными проблемами в процессе создания пакетов документов для клиентов (договор, инвойс, ангебот). Отдел продаж ежедневно генерировал десятки документов вручную, что приводило к критическим последствиям:

Проблемы:

• 10% документов содержали ошибки, выявляемые постфактум

• Значительные временные затраты на исправление и повторное создание документов

• Низкая скорость обработки заявок при растущем потоке лидов

• Человеческий фактор как основной источник ошибок

Бизнес-цели:

Менеджер поставил задачу кардинально увеличить скорость создания документов и полностью устранить ошибки в условиях резкого роста продаж и лидогенерации.

---

Техническое решение: интегрированная система автоматизации

Мы разработали комплексную систему автоматизации документооборота на платформе Wix с использованием Velo API, полностью интегрированную с существующими бизнес-процессами.

Архитектура системы

Пользовательский интерфейс для отдела продаж:

• Защищенный раздел с авторизацией в привычном интерфейсе панели управления Wix

• Страница генерации документов с автоматическим заполнением данных

• Система управления документами с фильтрацией по специалисту, клиенту и датам

• Функционал редактирования и удаления созданных документов

Интеграция с Wix CRM:

В карточке каждого клиента автоматически размещается персонализированная ссылка, обеспечивающая прямой переход к процессу создания или редактирования документов конкретного клиента.

Система предотвращения ошибок

Автоматическое заполнение данных:

Информация о клиенте извлекается напрямую из CRM без возможности редактирования специалистом. Система требует подтверждения корректности данных с возможностью возврата к карточке клиента для дополнения информации.

Автоматизированные справочники:

Данные для документов подключаются из централизованной базы через выпадающие списки с зависимостями, исключая возможность ввода некорректной информации.

Автоматическая нумерация:

Номера и даты документов генерируются системой автоматически на базе Wix Invoices, устраняя дублирование и ошибки последовательности.

Техническая реализация генерации

Документы формируются на основе шаблонов с использованием переменных, передаются во внешний PDF-сервис и возвращаются в систему для сохранения в базе данных с автоматическим созданием ссылок для скачивания.

---

Результаты внедрения

Качественные изменения в работе системы превзошли ожидания. Полное устранение ошибок в документах (снижение с 10% до 0%) исключило необходимость перегенерации документов и связанные с этим временные потери. Система обеспечила полную стандартизацию процессов создания документов, устранив влияние человеческого фактора на качество результата.

Количественные показатели продемонстрировали кратное увеличение скорости создания документов и значительный рост ежедневной производительности отдела продаж. Автоматизация позволила компании обрабатывать растущий поток лидов без необходимости расширения штата, что стало критически важным в условиях интенсивного масштабирования бизнеса.

Операционные преимущества системы проявились в её автономности с минимальной потребностью в технической поддержке. Масштабируемая архитектура решения заложила основу для будущих интеграций с личными кабинетами студентов, а полная интеграция с существующими бизнес-процессами обеспечила бесшовное внедрение без нарушения операционной деятельности компании.

---

Стратегическое значение

Реализованное решение обеспечило EdTech-компании технологическую основу для масштабирования продаж без пропорционального увеличения операционных затрат. Система стала критически важным инструментом поддержки роста бизнеса в условиях интенсивной экспансии на образовательном рынке.

Автоматизация документооборота продемонстрировала возможности платформы Wix для создания enterprise-решений с полной интеграцией в существующую бизнес-экосистему компании.

---

Технологический стек этого решения:

Wix Platform Solutions:

Wix Velo — серверная разработка и бизнес-логика системы
Wix CMS Collections — коллекция "Docs" для хранения метаданных документов
Wix CRM (Contacts) — интеграция с клиентской базой и автоматическое заполнение данных
Wix Invoices API — автоматическая генерация номеров и дат документов
Wix Members API — система авторизации и идентификации специалистов
Wix Data API — операции с базой данных (сохранение, фильтрация, поиск)
Wix Media Manager API — управление файлами, создание папок, загрузка и удаление документов
Wix Window API — модальные окна подтверждения действий
Wix Location API — управление URL-параметрами и навигацией

External Services & Libraries:

PDF Generator API — внешний сервис конвертации HTML-шаблонов в PDF
Moment.js — библиотека для работы с датами и временем
JSON2CSV Parser — конвертация данных в CSV-формат для экспорта

Свяжитесь с нами — мы поможем вам оцифровать важные бизнес-процессы и оптимизировать работу сотрудников: welcome@parnii.de